Polityka prywatności

1. Postanowienia ogólne – Polityka prywatności serwisu novoriona.com

Niniejsza polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych użytkowników korzystających z serwisu internetowego https://novoriona.com, prowadzonego przez agencję eventową Novoriona (dalej: „Serwis”). Dokument został przygotowany zgodnie z wymogami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz odpowiednich przepisów prawa polskiego.

Polityka prywatności ma na celu w sposób przejrzysty wyjaśnić, jakie dane osobowe są zbierane podczas kontaktu z nami, w jakich celach są przetwarzane, na jakiej podstawie prawnej oraz jakie prawa przysługują użytkownikom w związku z przetwarzaniem danych. Usługi oferowane przez Novoriona obejmują wyłącznie organizację offline’owych wydarzeń rozrywkowych w formie stylizowanej na gry kasynowe (m.in. poker, ruletka, blackjack) bez możliwości realnych zakładów pieniężnych, depozytów, wypłat czy wygranych finansowych.

2. Administrator danych

Administratorem danych osobowych użytkowników Serwisu jest Novoriona – agencja eventowa specjalizująca się w organizacji premium wydarzeń w stylu kasynowym, z siedzibą w Polsce (dalej: „Administrator”). Aktualne dane kontaktowe Administratora są dostępne na stronie /contact-us/.

W sprawach związanych z ochroną prywatności oraz przetwarzaniem danych osobowych użytkownicy mogą skontaktować się z Administratorem:

• za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego w zakładce Kontakt,
• za pomocą danych kontaktowych wskazanych na stronie O nas lub w innych sekcjach Serwisu.

Kontaktując się z Administratorem w sprawach dotyczących danych osobowych, użytkownik powinien w miarę możliwości wskazać, jakiego zakresu danych lub jakiej czynności przetwarzania dotyczy jego wniosek. Ułatwi to sprawne i rzetelne udzielenie odpowiedzi.

3. Cele przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe użytkowników Serwisu przetwarzane są przez Administratora wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji jasno określonych celów. W szczególności dane mogą zostać wykorzystane w następujących celach:

• Obsługa zapytań przesyłanych przez formularz kontaktowy – w tym przygotowanie odpowiedzi, przedstawienie oferty współpracy, zaproponowanie wariantów organizacji wydarzeń offline (np. poker, ruletka, blackjack jako atrakcje eventowe) oraz prowadzenie dalszej korespondencji dotyczącej potencjalnego zlecenia.
• Kontakt w sprawie oferty eventowej – przygotowanie i przesłanie spersonalizowanej oferty dopasowanej do wydarzenia użytkownika (np. imprezy firmowe, prywatne wydarzenia, tematyczne wieczory), w tym usług obsługi stołów pokerowych, ruletki, blackjacka, prowadzących, scenografii, oświetlenia i oprawy muzycznej.
• Realizacja usług eventowych – zawarcie i wykonanie umowy na organizację wydarzenia, w tym: uzgadnianie szczegółów logistycznych, rezerwacja terminu, kontakt operacyjny przed wydarzeniem oraz organizacja przebiegu wydarzenia w dniu realizacji.
• Obsługa rozliczeń i dokumentacji księgowej – wystawianie faktur, prowadzenie ksiąg rachunkowych, wywiązywanie się z obowiązków podatkowych i księgowych ciążących na Administratorze.
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń – ewentualne wykorzystanie danych w celu ochrony praw Administratora lub użytkownika w razie sporów, reklamacji czy roszczeń związanych z wykonywaniem usług eventowych.
• Działania marketingowe – za odrębną i wyraźną zgodą użytkownika, dane mogą zostać wykorzystane do przesyłania informacji marketingowych dotyczących oferty Novoriona (np. nowe formaty eventowe, sezonowe pakiety, aktualne promocje dla klientów biznesowych), z zachowaniem przepisów dotyczących komunikacji elektronicznej.

Administrator nie wykorzystuje danych osobowych użytkowników do profilowania w sposób wywołujący skutki prawne lub w podobny istotny sposób wpływający na osobę, której dane dotyczą.

4. Podstawa prawna przetwarzania danych

Przetwarzanie danych osobowych użytkowników Serwisu odbywa się zgodnie z art. 6 RODO, na następujących podstawach prawnych:

• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy; dotyczy to w szczególności obsługi zapytań ofertowych oraz przygotowania i realizacji umów na organizację wydarzeń offline.
• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora, polegający m.in. na zapewnieniu bezpieczeństwa Serwisu, ustaleniu lub dochodzeniu ewentualnych roszczeń, prowadzeniu analiz statystycznych korzystania z Serwisu czy udzielaniu odpowiedzi na bieżące zapytania niezwiązane bezpośrednio z zawarciem umowy.
• Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – spełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, takich jak obowiązki podatkowe i księgowe w zakresie dokumentowania świadczonych usług eventowych.
• Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda użytkownika, jeśli wyrazi on dobrowolną, świadomą i jednoznaczną zgodę na określone działania, np. otrzymywanie komunikacji marketingowej drogą elektroniczną lub telefoniczną.

W przypadkach opartych na zgodzie użytkownik ma prawo w każdym czasie wycofać zgodę, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

5. Zakres gromadzonych danych osobowych

Administrator przetwarza wyłącznie takie dane osobowe, które są niezbędne do realizacji opisanych powyżej celów. W szczególności mogą być gromadzone następujące kategorie danych:

• Dane identyfikacyjne – imię i nazwisko, nazwa firmy lub organizacji, stanowisko służbowe (w przypadku klientów biznesowych).
• Dane kontaktowe – adres e-mail, numer telefonu, ewentualnie adres korespondencyjny, jeśli jest konieczny do realizacji umowy lub wysłania dokumentacji.
• Dane dotyczące zapytania – treść wiadomości przesłanej za pomocą formularza kontaktowego lub drogą mailową, w tym informacje o planowanym wydarzeniu (np. typ eventu: imprezy firmowe, prywatne wydarzenia, tematyczne wieczory, liczba gości, wskazane atrakcje: poker, ruletka, blackjack, strefy VIP, scenografia, oświetlenie, oprawa muzyczna).
• Dane techniczne – adres IP, data i godzina wizyty, informacje o przeglądarce, urządzeniu oraz systemie operacyjnym, zbierane w celach zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu oraz analitycznych (w zakresie dopuszczalnym przepisami prawa i polityką cookies dostępną na stronie /cookie-policy/).
• Dane rozliczeniowe – dane niezbędne do wystawienia faktury lub innego dokumentu księgowego (np. NIP, adres siedziby firmy), jeśli zawierana jest umowa na realizację wydarzenia.

Administrator nie zbiera w sposób celowy szczególnych kategorii danych osobowych (tzw. danych wrażliwych w rozumieniu art. 9 RODO), takich jak dane dotyczące zdrowia, przekonań religijnych czy poglądów politycznych.

6. Dobrowolność podania danych i konsekwencje ich niepodania

Podanie danych osobowych przez użytkownika jest co do zasady dobrowolne, jednak w niektórych sytuacjach może być niezbędne do skorzystania z określonych funkcjonalności Serwisu lub zawarcia umowy z Administratorem.

W szczególności:

• podanie imienia, adresu e-mail oraz treści zapytania w formularzu kontaktowym jest konieczne, aby Administrator mógł odpowiedzieć na przesłaną wiadomość i przedstawić ofertę eventową,
• podanie danych rozliczeniowych (np. nazwa firmy, NIP, adres) może być wymagane do zawarcia i realizacji umowy dotyczącej organizacji wydarzenia,
• podanie numeru telefonu może ułatwić szybki kontakt operacyjny na etapie planowania i realizacji eventu.

Brak podania wymaganych danych może skutkować brakiem możliwości udzielenia odpowiedzi na zapytanie, przygotowania oferty, zawarcia umowy lub realizacji usługi. Wszelkie dane wykorzystywane w celach marketingowych przetwarzane są wyłącznie po uzyskaniu dobrowolnej zgody użytkownika, którą można w każdej chwili wycofać.

7. Udostępnianie danych podmiotom trzecim

Dla zapewnienia profesjonalnej obsługi wydarzeń offline oraz prawidłowego funkcjonowania Serwisu Administrator może powierzać przetwarzanie danych osobowych wybranym podmiotom trzecim. Dotyczy to w szczególności następujących kategorii odbiorców:

• podwykonawcy usług eventowych – współpracujące agencje techniczne, dostawcy sprzętu oświetleniowego i nagłośnieniowego, prowadzący i animatorzy, obsługa stołów pokerowych, ruletkowych i blackjackowych, dekoratorzy, dostawcy scenografii oraz elementów wystroju przestrzeni;
• podmioty świadczące usługi IT – firmy odpowiedzialne za hosting Serwisu, utrzymanie infrastruktury serwerowej, usługi poczty elektronicznej, systemy CRM lub inne narzędzia wspierające obsługę zapytań i klientów;
• biura rachunkowe i doradcy podatkowi – w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków księgowych i podatkowych;
• podmioty świadczące usługi prawne – jeśli jest to niezbędne do ochrony praw Administratora lub użytkownika, np. w przypadku sporów lub roszczeń.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora działają na podstawie stosownych umów powierzenia przetwarzania danych i są zobowiązane do zachowania poufności oraz stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa.

Dane mogą być również udostępniane właściwym organom publicznym, jeśli obowiązek taki wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa. Administrator nie sprzedaje danych osobowych użytkowników osobom trzecim.

8. Prawa użytkownika w związku z przetwarzaniem danych

Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa wynikające z RODO:

• Prawo dostępu do danych – prawo do uzyskania potwierdzenia, czy Administrator przetwarza dane osobowe użytkownika, a jeżeli ma to miejsce, również prawo dostępu do tych danych oraz otrzymania informacji m.in. o celach przetwarzania i kategoriach danych.
• Prawo do sprostowania danych – prawo do żądania niezwłocznego poprawienia danych, które są nieprawidłowe, lub uzupełnienia danych niekompletnych.
• Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – prawo do żądania usunięcia danych osobowych, jeśli: dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, użytkownik cofnął zgodę (o ile była ona podstawą przetwarzania), użytkownik wniósł sprzeciw wobec przetwarzania, dane były przetwarzane niezgodnie z prawem lub ich usunięcie wynika z obowiązku prawnego.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania – prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach przewidzianych w art. 18 RODO, np. gdy użytkownik kwestionuje prawidłowość danych lub sprzeciwia się ich usunięciu mimo ich niezgodnego z prawem przetwarzania.
• Prawo do sprzeciwu – prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora; w takim przypadku Administrator przestanie przetwarzać dane, chyba że wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec interesów użytkownika.
• Prawo do przenoszenia danych – prawo do otrzymania danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz prawo do przesłania tych danych innemu administratorowi, o ile przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany.
• Prawo do wycofania zgody – jeśli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody, użytkownik ma prawo w dowolnym momencie ją wycofać, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
• Prawo do wniesienia skargi – użytkownik ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych (w Polsce: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), jeśli uzna, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.

W celu realizacji powyższych praw użytkownik może skontaktować się z Administratorem, korzystając z danych wskazanych w sekcji „Administrator danych” lub przez formularz na stronie /contact-us/. Administrator może zweryfikować tożsamość osoby składającej wniosek, aby zapobiec nieuprawnionemu dostępowi do danych.

9. Okres przechowywania danych osobowych

Dane osobowe przechowywane są przez Administratora wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa oraz okresów przedawnienia roszczeń.

W szczególności:

• dane związane z zapytaniem ofertowym – przechowywane są przez okres prowadzenia korespondencji i przygotowywania oferty, a następnie maksymalnie przez 2 lata w celu udokumentowania przebiegu komunikacji i ewentualnej obrony roszczeń;
• dane klientów, z którymi zawarto umowę – przechowywane są przez czas trwania umowy oraz przez okres wynikający z przepisów podatkowych i księgowych (co do zasady nie krócej niż 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zrealizowano usługę), a także przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń;
• dane przetwarzane na podstawie zgody – przechowywane są do momentu wycofania zgody lub zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania w celach marketingowych;
• dane techniczne i dane związane z bezpieczeństwem Serwisu – przechowywane są przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i stabilności działania Serwisu oraz do celów analitycznych zgodnie z polityką cookies.

Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji w sposób uniemożliwiający identyfikację użytkownika.

10. Bezpieczeństwo danych osobowych

Administrator przykłada dużą wagę do zapewnienia poufności i integralności danych osobowych użytkowników, dbając o to, aby organizacja premium wydarzeń offline – w tym stołów pokerowych, ruletki, blackjacka, stref VIP czy tematycznych wieczorów – szła w parze z wysokim standardem bezpieczeństwa informacji.

W szczególności Administrator stosuje następujące środki techniczne i organizacyjne:

• stosowanie zabezpieczeń serwerów i środowiska hostingowego, w tym aktualnych mechanizmów bezpieczeństwa,
• ograniczenie dostępu do danych osobowych wyłącznie do osób i podmiotów, dla których jest to niezbędne do realizacji określonych zadań (zasada minimalnego dostępu),
• zawarcie stosownych umów powierzenia przetwarzania danych z podmiotami, które wspierają Administratora w obsłudze Serwisu i organizacji wydarzeń,
• stosowanie procedur wewnętrznych dotyczących obiegu i ochrony informacji, w tym zasad korzystania z urządzeń i systemów informatycznych,
• regularne monitorowanie systemów pod kątem potencjalnych zagrożeń i naruszeń bezpieczeństwa.

Mimo stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa, żaden system teleinformatyczny nie gwarantuje pełnej ochrony danych. W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych, które może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Administrator podejmie działania przewidziane przepisami prawa, w tym – jeśli będzie to konieczne – poinformuje o tym osoby, których dane dotyczą, oraz właściwy organ nadzorczy.

11. Zmiany polityki prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej polityce prywatności, w szczególności w przypadku:

• zmian w przepisach prawa dotyczących ochrony danych osobowych lub świadczenia usług drogą elektroniczną,
• rozwoju funkcjonalności Serwisu lub wprowadzenia nowych usług związanych z organizacją wydarzeń offline,
• zmian technologicznych wpływających na sposób przetwarzania danych.

Aktualna wersja polityki prywatności jest zawsze dostępna pod adresem https://novoriona.com/privacy-policy/. W przypadku wprowadzenia istotnych zmian Administrator może poinformować użytkowników w formie komunikatu na stronie głównej lub poprzez inne odpowiednie kanały komunikacji.

Dalsze korzystanie z Serwisu po wejściu w życie zmian polityki prywatności oznacza ich akceptację. Użytkownik, który nie akceptuje wprowadzonych zmian, może zaprzestać korzystania z Serwisu oraz zwrócić się do Administratora w celu usunięcia swoich danych, o ile nie zachodzą podstawy prawne do ich dalszego przetwarzania.